Gestion de Projet : 7 étapes clés pour réussir son passage à l'agilité

La gestion de projet est un domaine qui envahit de plus en plus tous les pans de l’industrie et il est légitime, pour un chef de projet, de se poser la question de comment adopter de façon professionnelle et harmonieuse cette nouvelle façon de travailler. Pour réussir son passage à l'agilité, il est important de suivre certaines étapes clés, surtout pour les chefs de projet de l’industrie habitués au mode prédictif, le fameux « Cycle en V » (appelé aussi « waterfall » ou « cascade » dans le reste de l’article. (Voir aussi notre article de blog : "Waterfall vs. Agile : Comparaison")

Nous allons vous présenter les 7 étapes pour réussir cette transition en partant depuis le mode traditionnel jusqu’à l’entreprise entièrement agile de type « Business Agility » . Selon une étude récente [1], la méthode agile est adoptée par 80% des entreprises dans le Monde. Le point de départ est le cycle en V, qui est la méthode de développement traditionnelle la plus souvent utilisée dans les projets industriels. Cependant, il est important de savoir la combiner avec la méthode agile pour une meilleure gestion de projet. Le but est de faire tendre l’entreprise tout entière vers la business agility, qui est un concept clé dans l'adaptation des entreprises aux changements du marché.

1-S'acculturer à la méthode agile

La méthode agile est devenue une approche de plus en plus populaire dans la gestion de projet et nous recommandons très fortement de bien comprendre ses fondamentaux comme le manifeste agile, le backlog ou le standup, avant de se lancer.

Le scrum, une des méthodes agiles les plus utilisées, est un cadre de travail qui permet de gérer des projets de manière itérative et incrémentale, et on visera à s’y familiariser très concrètement au moyen d’exercices ludiques avec les 5 types de réunions que proposent cette méthodologie scrum. Scrum est en effet simple à décrire mais extrêmement difficile à faire fonctionner durablement au quotidien. Comprendre la démarche agile est donc essentiel pour s'acculturer à cette méthode et en garantir le succès.

Pour acquérir les compétences nécessaires, il est recommandé de suivre des formations en gestion de projet et de se faire accompagner par un coach agile.

De plus, les certifications CAPM et PMI-ACP de PMI ainsi que les certifications PSPO1 et PSM1 de scrum.org sont des certifications reconnues qui attestent des compétences en matière de gestion de projet agile. Les chiffres montrent que les professionnels certifiés ont un avantage sur le marché du travail. Par exemple, les détenteurs de la certification PMI-ACP ont un salaire moyen de 123 000 dollars aux États-Unis[2].

En résumé, comprendre la méthode agile, le scrum, les formations en gestion de projet, travailler avec un coach agile et obtenir des certifications CAPM et PMI-ACP de PMI ainsi que des certifications PSPO1 et PSM1 de scrum.org sont des éléments clés pour s'acculturer à la méthode agile.

2- Lancer mon premier projet scrum

Le lancement d'un premier projet Scrum peut être un défi de taille pour un chef de projet débutant. Pour réussir, il est important de se familiariser avec les rôles clés de Scrum, notamment le Product Owner et le Scrum Master, qui sont essentiels à la réussite du projet. Le Product Owner est responsable du backlog de produits (liste priorisée des fonctionnalités), tandis que le Scrum Master est responsable du respect de la méthodologie scrum et aussi en charge de booster la performance de l’équipe. Il est également crucial de suivre une formation en gestion de projet pour maîtriser les meilleures pratiques de Scrum.

Aussi, le choix entre le Scrum Master et le Product Owner peut être un dilemme pour le chef de projet. Il est important de comprendre les différences entre les deux rôles et de choisir celui qui vous convient le mieux. Les certifications telles que la PSPO1 et la PSM1 de Scrum.org ou la POPM et la SSM de SAFe peuvent aider à approfondir les connaissances sur Scrum et à renforcer la crédibilité du chef de projet auprès de l'équipe. On pourra aussi se référer à notre article de blog qui discute des différences entre Product Owner et Scrum Master.

Des chiffres montrent que l'adoption de Scrum a augmenté de façon significative ces dernières années. Par exemple, une étude de Scrum.org a révélé que 70% des organisations utilisent Scrum ou une méthode de développement Agile. 

3- Concevoir mon premier produit en agile

La conception de produits en Agile est une méthode très efficace qui permet de créer des produits répondant aux besoins des clients de manière rapide et efficiente. Pour ce faire, il est essentiel de travailler avec un product manager compétent et bien formé en gestion de projet. En outre, il est important de se familiariser avec les différentes méthodes de conception de produits, telles que le design thinking [3] et le value proposition design[4], afin de concevoir des produits innovants qui répondent aux attentes des clients.

Pour réussir dans cette approche, il est également recommandé de se former et de se certifier en gestion de projet Agile, notamment avec la certification APM de SAFe [5]. Enfin, pour assurer la réussite du projet, il est important d'avoir des références et des exemples concrets, tels que des études de cas réussies, qui peuvent aider à renforcer la crédibilité et la confiance dans le produit en question.

4- Lancer mon premier projet hybride

Lancer un premier projet en mode hybride peut être très compliqué si un minimum de culture agile n’a pas déjà permis quelques premiers succès dans l’entité ou l’entreprise qui héberge le projet. En effet, cela implique de combiner à bon escient à la fois le cycle en V et le mode agile pour un grand projet combinant infrastructure, déploiement et customisation clients, comme par exemple le développement de produit industriel tel qu'un avion.

Alors,

WBS ou backlog ?

GANTT ou Release Mapping ?

Bilan projet ou retrospective ?

Pour choisir entre ces alternatives, il est important de disposer de compétences telles que «directeur de projet agile » que la certification PMP de PMI permet d’appréhender.

De plus, il est recommandé d'utiliser des outils tels que Jira et Confluence en mode cloud qui permettent élégamment de combiner le meilleur des 2 approches.

5- Lancer mon premier Train, mon premier PI planning

Le lancement d'un train agile est la première étape vers le passage à l’échelle, c'est à dire quand plusieurs équipes travaillent en même temps sur le même projet. Cela nécessite une coordination et une planification minutieuse pour permettre à des équipes de travailler ensemble de manière efficace. Pour cela, il est crucial d'avoir des rôles clés tels que

• Release Train Engineer (RTE) [6], pour coordonner les équipes scrum et waterfall
• Architectes Système [7] pour s’assurer d’une plateforme technique solide
• et Business Owners [8] pour coordonner, prioriser et valoriser les développements selon les besoins des clients et du marché,

Ces rôles permettent de diriger la planification, de définir la vision du produit et de garantir que les différentes équipes travaillent de manière cohérente.

Il est important de se concentrer sur les capacités et la prédictibilité de la production afin de maximiser les résultats du train agile[9]. Les équipes produit doivent également passer du niveau des stories à celui des features pour mieux comprendre l'impact de leur travail sur le produit final.

En ce qui concerne les chiffres, il est intéressant de noter que la méthode SAFe (Scaled Agile Framework) permet de travailler avec des trains agiles jusqu'à 125 personnes [10]. Cela permet une grande échelle de production de produits tout en conservant la flexibilité et l'adaptabilité du mode agile, grâce à la taille humaine des équipes.

6- Mettre en place le lean portfolio

Le lean portfolio management est une méthode de gestion de portefeuille de projets qui permet de créer un flux continu d'innovation et d'investissement à long terme en harmonisant les investissements à court, moyen et long terme. Le lean portfolio management implique de mettre en place des "lean Portfolio Managers" et des "PMO" pour gérer les différents projets et investissements. Pour garantir le succès de cette approche, il est important d'adopter une approche visuelle qui s’appuie sur une gestion de type kanban de la méthode « Lean StartUp » d’Eric Ries [11].

Pour approfondir le lean portfolio management,

• le livre "Lean Portfolio Management: Aligning Strategy and Execution" de Richard Knaster et Dean Leffingwell[12]., le créateur de SAFe,
• ainsi que l'article "What is Lean Portfolio Management and How to Get Started?" publié sur le site web de Scaled Agile[12] sont à lire

En termes de chiffres, une étude réalisée par Planview a révélé que les organisations qui ont adopté le lean portfolio management ont vu une augmentation de 25 % du taux de réussite des projets et une réduction de 15 % des coûts.

Par ailleurs, la société automobile Tesla a adopté le lean portfolio management pour gérer ses projets d'innovation et de développement de produits. En utilisant cette méthode, Tesla a pu lancer des produits novateurs tels que le Model S, le Model X et le Model 3, tout en continuant à innover et à améliorer ses produits existants.

7- En route vers la business agility avec le PMO Agile

Le PMO Agile est une entité composée d’un ou plusieurs chefs de projets très expérimentés, formateurs, coaches agiles, qui développent et diffusent un ensemble de pratiques qui permettent à une entreprise de devenir plus agile. Pour mettre en place un PMO Agile, plusieurs éléments clés doivent être mis en place. Tout d'abord, une communauté de pratique doit être créée pour permettre aux membres de l'entreprise de partager leurs connaissances et leurs expériences car le savoir devient de plus en plus tacite et il devient souvent difficile et couteux de documenter et maintenir savoir et processus. De plus, un centre d'excellence [13] peut être créé pour favoriser la formation et le développement de l'expertise en matière de PMO Agile.

Une démarche qualité projet est également essentielle pour assurer la qualité des projets et des processus de gestion de projet. L'utilisation du PMO Agile est un moyen efficace de garantir que les projets soient gérés de manière agile et que les objectifs soient atteints. Le PMO Agile permet également de mettre en place des Lean Portfolio pour aider à prioriser les projets et les thèmes stratégiques de l'entreprise. La gouvernance est un autre élément important de la mise en place d'un PMO Agile, car elle permet de garantir que les parties prenantes soient alignées sur le lancement et suivi de projets selon les objectifs stratégiques de l'entreprise [2].

Il est également important de suivre les KPI et les OKR pour mesurer les résultats et assurer une amélioration continue. Les KPI (Key Performance Indicators) mesurent les performances d'un projet ou d'un processus, tandis que les OKR (Objectives and Key Results) permettent de définir les objectifs clés et les résultats attendus pour chaque projet [14].

Alors, prêt pour la business agility ?

Dans cet article, nous avons vu que la gestion de projet agile nécessite tout d’abord une acculturation, grâce à des formations en gestion de projet, et certifications PMI comme PMI-ACP ou CAPM, ou bien encore scrum.org et SAFe.

Après un premier succès en projet scrum, elle se développe au sein de l’entreprise qui adopte peu à peu la création de produits et services en petits lots appelés "itérations" ou "sprints", qui sont ensuite testés et améliorés dans un processus de livraison incrémental et continu.

Les projets à vocation agile devenant plus importants, il ne faut surtout pas faire du mode agile une religion, mais plutôt lancer son premier projet hybride combinant le meilleur des approches « Cycle en V » ou agile.

Bientôt le premier train SAFe confirmera le passage à l’échelle de l’entreprise à toute l’agilité dont elle a besoin, et de mettre en place le Lean Portfolio pour que, les managers et patrons, eux aussi, se mettent à l’agilité stratégique, dont la stabilité et l’ancrage culturel ne peut être garantis autrement que par la mise en place solide et experte d’un PMO Agile.

Références

• [1] 16^th State of the Art Agile , https://digital.ai/resource-center/analyst-reports/state-of-agile-report/
• [2] "Project Management Salary Survey - PMI." Project Management Institute, 2023, https://www.pmi.org/learning/careers/project-management-salary-survey.
• [3] « Scaled Agile, Design Thinking, https://scaledagileframework.com/design-thinking/
• [4] Value Proposition design, Strategyzer, https://www.strategyzer.com/books/value-proposition-design
• [5]APM certification by SAFe https://support.scaledagile.com/s/article/Exam-Details-APM-Agile-Product?language=en_US
• [6] Release Train Engineer, RTE, scrum master des scrum masters https://scaledagileframework.com/release-train-engineer/
• [7] System Architect, expert outils, plateforme qui garantit la stabilité et la facilité technique https://scaledagileframework.com/system-architect/
• [8] Business Owner, representant les attentes du métier, des clients et du marché, https://scaledagileframework.com/business-owners/
• [9] Agile release Train, qui peut fédérer jusqu’à 10 équipes agiles dans une m^me « tRain » https://scaledagileframework.com/art-and-solution-train-backlogs/
• [10] Le nombre de Dunbar est le nombre moyen de personnes dont on se souvient, il sert à limiter la taille de l’équipe agile pour qu’elle reste humaine, proche, et très sociale. https://en.wikipedia.org/wiki/Dunbar%27s_number