Retour d'expérience sur la certification QUALIOPI

Plus qu'une simple démarche, une nouvelle colonne vertébrale ...

Retrouvez l'intégralité de mon témoignage à ICPF en 8 questions sur la certification QUALIOPI

” Je recommande à tout acteur de la formation de considérer la démarche qualité Qualiopi comme une véritable transformation d’entreprise et non pas une démarche papier. Il faut que cela devienne un réflexe, sinon, la transformation au quotidien ne peut pas se faire. Très souvent désormais, j’ai ce réflexe de me demander « Qu’est-ce que Qualiopi recommande sur ce point ? », et ça m’aide au quotidien.”

Nous proposons des formations en management agile, en formation professionnelle ainsi que dans les universités et grandes écoles. MBCS aide les étudiants, les managers, les chefs de projet, les responsables informatiques à comprendre et adopter cette nouvelle norme de travail qu’est l’agilité. Nous les certifions sur les standards suivants : PMI©[1], SAFe® et SCRUM.

MBCS intervient dans le domaine de l’IT, la banque, les télécoms, les cabinets d’experts comptables, les organismes de formation[2], les bureaux d’études et d’ingénierie. On s’aperçoit que l’agilité, qui vient plutôt du domaine des logiciels au départ, envahit tous les secteurs de l’industrie. C’est la raison de notre développement puisque nous avons des demandes dans des cabinets de conseil en ingénierie, bâtiment, aéronautique, industries manufacturières… L’agilité devient omniprésente, du fait de l’incertitude face au COVID mais même avant. La bonne nouvelle c’est qu’il existe des standards en agilité, que tout le monde peut adopter. Adopter cette culture, c’est la garantie de pouvoir continuer à travailler avec ses clients aussi bien qu’avec ses fournisseurs.

J’ai contacté 3 entreprises et obtenu 2 devis. J’ai choisi ICPF car, premièrement, le devis était clair, deuxièmement, j’ai été rappelé par le service commercial qui m’a réexpliqué la démarche de certification. Troisièmement, d’autres confrères, qui étaient dans le même cas, m’ont dit que la démarche s’est bien passée pour eux. Donc toutes les conditions étaient présentes pour y aller assez facilement. J’ai ainsi retenu ICPF en une semaine.

Notre objectif était d’obtenir Qualiopi à la fin du semestre. L’audit étant prévu le 23 juin, j’ai démarré la démarche en janvier puis prévu une formation d’une journée en mars. Je recommande de suivre une formation sur les indicateurs avec d’autres pairs. Ça m’a permis de me mettre en mouvement.

Ensuite, début avril, j’ai produit des devis et gagné de nouveaux clients en appliquant tout de suite les exigences Qualiopi.

J’ai aussi fait l’acquisition d’un logiciel d’administration des sessions selon QUALIOPI. Ce qui m’a été d’une très grande aide et m’a beaucoup aidé à formaliser, notamment pour gérer en 100 % Qualiopi toutes nos formations depuis début mai. Petit à petit, j’ai commencé à recueillir des preuves. Enfin, à partir du 22 mai, j’ai passé une demi-journée par semaine pour renseigner environ 200 preuves.

Initialement, je pensais qu’il y avait des indicateurs qui seraient plus faciles que d’autres. Mais ils demandent tous beaucoup de travail et sont tous importants. De mon point de vue, il n’y a pas un en particulier qui se détache, même si le critère 6 sur l’aspect « sensibilisation aux situations de handicap » a été nouveau. J’ai déjà eu un stagiaire en situation de handicap mais c’était visible. Je me suis dit alors, rétrospectivement, que certaines situations d’enseignement quelque fois délicates étaient certainement dues à cela. Ça m’a ouvert les yeux sur ce sujet.
Ce qui a également été nouveau, c’est le fait d’innover et de se tenir continuellement à jour avec la réglementation, l’écosystème et les pratiques de notre métier d’agiliste. Il s’agit d’indicateurs que je prenais en compte naturellement mais sans vraiment les structurer.

Enfin, le plus gros chantier portait sur la mise en conformité du site web et des pratiques internes.

Assez détendu au départ car j’avais déjà passé pas mal d’audits qualité auparavant et je savais que nous étions prêts. Si c’est le premier audit de toute votre vie, de mon point de vue, c’est un exercice qui peut paraître déroutant. II faut être en mesure de prouver à tout moment tout ce qu’on affirme et tout ce qui est demandé par l’auditeur.

Mon auditeur était très professionnel, rigoureux et décontracté. On a parlé le même langage tout de suite et le climat de confiance s’est installé rapidement.

Là où j’étais inquiet, c’était au niveau du temps. Après 1h30, nous étions encore sur le critère 1. Mais il m’a vite recentré sur ce qui était important pour moi, la réponse aux exigences, la gestion du temps étant son affaire. J’ai pu poursuivre sans être focus sur le temps.

Il faut avoir des preuves par rapport à ce qu’on dit et fait. Avec mon auditeur, ça s’est très bien passé. Il n’y a pas eu de désalignement de vue entre ce qui était demandé, ce qui était prétendu et ce qui était démontré, j’ai même sorti des preuves au fil de l’eau qui n’étaient pas dans le dossier. C’était fluide et constructif, et nous avons fini avec 0 non-conformité !

Un des objectifs de Qualiopi est de fluidifier et de rationaliser la formation. Nous sommes un organisme de taille modeste mais nous pouvons désormais faire bénéficier à nos clients des financements publics CPF et OPCO. Avec Qualiopi, je pense qu’on va pouvoir croître rapidement et facilement, en étendant notre offre de formation de façon pérenne et crédible auprès de nos nouveaux clients. À titre d’exemple, on vient de se faire financer par BPI France et la Région Bretagne une aide à l’innovation pour proposer nos cours en réalité virtuelle, les premiers tests démarrent en septembre. Et on sera prêt au niveau qualité pour accompagner la croissance de l’organisme. C’est devenu notre nouvelle colonne vertébrale.

Quand il y a un nouveau collaborateur, il dispose d’un Welcome Pack sur notre intranet ainsi que toutes les procédures Qualiopi à suivre. Il ne reste plus qu’un Onboarding à réaliser, il est opérationnel sur le fonctionnement de MBCS.

On est un « petit acteur » spécialisé dans le domaine mais cela nous confère aussi une force en termes de proximité, de personnalisation, d’adaptabilité de nos produits et services.

Tout d’abord, tout dépend de votre marché. Mais même si les financements publics ne sont pas toujours nécessaires, je recommande à tous les acteurs, organismes de formation en France qui veulent être crédibles, de passer Qualiopi. Sinon, il s’agit d’une grosse prise de risque quant à votre image et crédibilité.
Ensuite, en tant que futur audité, je recommande, premièrement, de se fixer un délai raisonnable, 6 mois, pour bien se préparer. Deuxièmement, de l’intégrer très profondément dans les pratiques en tant que démarche de transformation d’entreprise et non uniquement une démarche papier.
Troisièmement, suivre une formation ou, a minima, être en réseau avec d’autres pairs pour échanger sur les bonnes pratiques.

Nous, les chefs de projet, nous avons une culture du partage de la connaissance, de l’échange sur forme de communautés de pairs, donc je suis prêt à répondre aux demandes sur le sujet.

[1] PMI est une marque déposée du Project Management Institute

[2] MBCS est référencé auprès de l’opérateur de compétences AKTO

[3] MBCS est référencé auprès de l’opérateur de compétences ATLAS