Les Phases Essentielles de la Gestion d'un Projet

La gestion de projet est un processus complexe qui nécessite une approche méthodique et structurée pour atteindre les objectifs fixés.

Dans cet article, nous explorerons les quatre phases essentielles de la gestion de projet : Démarrage, planification, exécution, clôture. 

Chaque phase joue un rôle crucial dans la réussite d'un projet et doit être gérée avec soin.



Phase 1 - Démarrage

La phase de démarrage est la première étape essentielle de la gestion de projet. Elle marque le point de départ du projet et permet de définir ses objectifs, son périmètre et sa faisabilité.

Cette phase est cruciale car elle pose les bases solides nécessaires à la réussite du projet, en disposant en entrée des éléments de stratégie et du business plan du projet de façon à pouvoir justifier son impact stratégique et son bien fondé économique. En sortie, on dispose de la charte projet qui permet au commanditaire de nommer le chef de projet et de préciser les grandes lignes du projet au su de tous.

Il convient de noter que la durée de la phase de démarrage peut varier en fonction de la taille et de la complexité du projet. Elle peut aller de quelques jours à plusieurs semaines, voire plus longtemps pour les projets de grande envergure.

Phase 2 - Planification

La phase de planification est une étape cruciale dans le cycle de gestion de projet. Elle permet de mettre en place une feuille de route pour guider l'équipe tout au long de l'exécution du projet.

Au cours de cette phase, l'accent est mis sur l'organisation, l'allocation des ressources, l'établissement des échéanciers et la définition des livrables et objectifs spécifiques.

Le résultat le plus important de cette phase est le Plan de Management de Projet, véritable plan qualité projet qui contient :

- les processes de gestion des différents domaines comme les livrables, l'échéancier, les couts, la qualité, les risques ..

- les documents de base résultant de la planification du projet : liste initiale des livrables, budget et calendrier initiaux

En approche traditionnelle, une planification minutieuse contribue à la réussite globale du projet en minimisant les risques et en favorisant l'efficacité.

Phase 3 - Exécution

Lors de la phase d'exécution, les plans établis sont mis en action. Les ressources sont mobilisées:

• Les équipiers projet sont recrutés, montent en compétences
• Les ressources matérielles et logicielles, les prestations de sous traitanes sont achetés,

Les tâches sont réalisées, et l'équipe travaille en étroite collaboration pour délivrer concrètement les livrables du projet , les faire accepter par le client et atteindre les objectifs du projet.

La communication joue un rôle crucial pendant cette phase pour assurer la coordination entre les membres de l'équipe et la résolution des problèmes éventuels.

D'après une étude de la Project Management Institute (PMI), les projets qui bénéficient d'une bonne gestion de projet ont 2,5 fois plus de chances d'être terminés dans les délais et 1,5 fois plus de chances d'être terminés dans le budget.

Voici quelques exemples concrets de projets qui ont été bien menés grâce à une bonne exécution de la gestion de projet :

• Le lancement de la fusée Falcon Heavy de SpaceX
• Le développement de la console de jeu Xbox Series X de Microsoft
• La construction du nouveau siège social d'Apple à Cupertino

Phase 4 - Clôture

La phase de clôture marque la fin formelle du projet. Elle implique une évaluation finale, la documentation des leçons apprises et la remise des livrables au client qui sont tous compilés dans le rapport de clôture du projet.

Une clôture réussie permet de consolider les acquis du projet et de préparer la transition vers de nouvelles initiatives.

Il est également important de célébrer les succès de l'équipe et de remercier les parties prenantes pour leur collaboration.

Le domaine particulier de la Surveillance et Contrôle

Le célèbre PMBOK Guide Edition 6 de PMI , parle en fait de 5 domaines de connaissance.

En plus de ceux qui correspondent aux quatre phases que nous venons de détailler, s’ajoute un domaine appelé “Surveillance et Contrôle”. C’est un domaine clef qui permet de mesurer les écarts entre le plan et la réalité, faite souvent d’aléas.

Pour cela, on met en place un CCB (Change Control Board) qui permet de réguler les changements et de discuter au bon niveau d’expertise et de recul les éventuels effets “papillon” qu’un changement anodin pourrait déclencher.

Il est également possible que des risques puissent dégénérer en problèmes majeurs.

Dans ce cas, si le niveau de changement ou de turbulences est trop important, sous l’autorité du CCB, le chef de projet devra repenser la planification initiale, et donc faire appel pendant la phase exécution à des efforts de replanifcation.

Conclusion

La gestion de projet se compose de 4 phases essentielles, chacune jouant un rôle crucial dans le succès global d'un projet.

Du démarrage à la clôture, chaque étape demande une attention particulière pour assurer une planification solide, une exécution efficace et une clôture appropriée.

En suivant ces phases avec rigueur et en mettant en place les bonnes pratiques, vous augmentez vos chances de mener à bien vos projets et de surpasser les attentes.

N'oubliez pas que chaque projet est unique et peut nécessiter des adaptations spécifiques. Utilisez cet article comme point de départ et référez-vous à des sources externes pour approfondir vos connaissances sur chaque phase de gestion de projet.