Boostez votre équipe projet avec ces 3 techniques agiles ultra simples

Vous souhaitez dynamiser votre équipe projet et optimiser sa performance ? Ne cherchez plus, nous avons les techniques agiles parfaites pour vous ! Dans cet article, nous allons vous présenter trois méthodes ultra simples, éprouvées et efficaces : le daily standup, la rétrospective et le lean coffee.

Le daily standup, également connu sous le nom de mêlée quotidienne, est une cérémonie agile incontournable pour favoriser la communication et la coordination au sein de l'équipe. En seulement 15 minutes, chaque membre partage ses avancées, ses objectifs du jour et les éventuels obstacles rencontrés.

La rétrospective, quant à elle, offre l'opportunité de réfléchir collectivement sur la façon dont l'équipe travaille, sur son organisation, les joies et peines que cela comprend. En analysant cela, l'équipe peut identifier les actions d'amélioration à mettre en place pour le futur immédiat du projet.

Enfin, le lean coffee est une réunion sans agenda pour faciliter les discussions et la prise de décisions en équipe. Inspiré des principes du lean management, il encourage la participation de tous les membres et permet d'aborder les sujets prioritaires de manière structurée et efficace.

Grâce à ces trois techniques agiles, vous pourrez booster la productivité de votre équipe, favoriser l'innovation et atteindre vos objectifs de projet. Prêt à adopter le cycle en V et à plonger dans l'univers agile ? Laissez-nous vous guider vers le succès avec ces méthodes simples et puissantes.

Le Daily Standup

Le daily standup, également connu sous le nom de « mêlée quotidienne », est une pratique essentielle dans la méthodologie Scrum pour favoriser la communication et la coordination au sein de l'équipe de développement.

Le daily standup est un hub d’informations

Cette réunion quotidienne dure généralement 15 minutes et permet à chaque membre de l'équipe de répondre à trois questions clés :

Les règles impératives pour réussir un daily standup consistent à :

• Respecter le temps imparti, qui ne doit pas dépasser 15 minutes,
• À se tenir debout pour favoriser la brièveté de la réunion,
• Et à se concentrer uniquement sur les réponses aux trois questions essentielles.

Il est important de souligner que le daily standup n'est pas un lieu pour des discussions approfondies ou des résolutions de problèmes, mais plutôt pour partager rapidement l'information et détecter les obstacles potentiels. A ce titre, s’il le faut, un moment appelé « Meet After » permet aux intéressés de résoudre le problème posé, immédiatement après le standup, au même endroit, qu'il soit physique ou virtuel.

Pour organiser un daily standup efficace, il est recommandé de :

• fixer un horaire régulier pour la réunion,
• d'encourager la ponctualité des membres de l'équipe,
• et de veiller à ce que chaque membre réponde de manière concise et centrée sur l'objectif de sprint.

Le rôle du facilitateur de cette réunion (appelé aussi Scrum Master[1]) est de fluidifier la discussion, même si c'est l'équipe qui organise et mène la discussion.

La rétrospective

La rétrospective agile est une étape clé dans la clôture d'un sprint qui dure généralement 3 semaines, voire un mois[3]. Pour un projet traditionnel, elle permet à l'équipe de faire le bilan de la période ou de la phase écoulée et d'identifier les points à améliorer pour les prochaines échéances.

Les résultats cumulés des rétrospectives, réalisées à la fin de chaque période, peuvent également nourrir le rapport de bilan du projet dans le contexte d'un projet traditionnel, et d’en éviter le travail fastidieux par le chef de projet tout à la fin du projet.

La rétrospective est un point d’étape

et contribue à l'amélioration continue de l'équipe

Lors de la rétrospective d'un sprint, l'équipe se réunit pour discuter de manière ouverte des points suivants :

En alimentant régulièrement le rapport de bilan du projet avec les résultats des rétrospectives, l'équipe fournit des informations précieuses sur les améliorations apportées au fil du temps et sur les leçons apprises. Ces informations contribuent à l'évaluation globale du fonctionnement de l'équipe et aident à orienter les décisions futures.

Pour mettre l'accent sur l'importance de la rétrospective en tant que clôture du sprint et générateur de données pour le rapport de bilan du projet, il est crucial de souligner les éléments suivants :

1. La rétrospective comme mini clôture de la période écoulée : La rétrospective est la dernière étape d'un sprint dans la méthodologie agile. Elle permet à l'équipe de tirer des enseignements du sprint écoulé et de se préparer pour le prochain.

2. L'importance des résultats cumulés, positiver et se féliciter de tout le travail qui a été fait : Les rétrospectives régulières fournissent des données précieuses sur les améliorations apportées au fil des sprints.

3. L’alimentation régulière et sans peine du bilan du projet : Ces résultats cumulés alimentent le rapport de bilan du projet et permettent une vision globale des progrès réalisés et évitent au chef de projet de se retrouver tout seul pour rédiger le bilan final, avec les erreurs inhérentes à la précision des notes prises et à leur interprétation.

Le Lean Coffee

Le Lean Coffee est une méthode de réunion en mode agile qui favorise la collaboration et la participation active des participants, qui n’a pas d’agenda préalablement établi. Il permet de structurer les discussions de manière efficace en utilisant un processus itératif basé sur le vote et le temps imparti.

Le lean coffee est une réunion sans agenda

La réunion commence par la création d'un tableau Kanban comprenant quatre colonnes : Ready, To do, Doing, Done. Les participants sont invités à proposer des sujets en utilisant des post-it et à les placer dans la colonne "Ready". Chaque sujet est ensuite brièvement présenté par son proposant et discuté par les participants.

- Un sujet de discussion peut être : une information importante à partager, une question à poser à l'équipe, une demande d'aide ou de soutien, bref, tout ce qui peut être pertinent pour fluidifier l'engagement et la performance collective de l'équipe.

La phase de vote est une étape clé du Lean Coffee. Chaque participant dispose de deux points de vote qu'il peut répartir librement entre les sujets proposés. Les sujets ayant reçu le plus de votes sont abordés en premier, et un backlog [4] des sujets est ainsi établi par ordre de priorité en fonctions des votes récoltés sur chaque sujet. Ceux-ci sont alors positionnés dans la colonne "To Do" comme autant de sujets à aborder aujourd'hui.

La réunion se concentre sur un sujet à la fois, placé alors dans la colonne "Doing", avec une durée déterminée. Habituellement, chaque sujet est discuté pendant 5 minutes.

À la fin de la période allouée, un vote à main levée est effectué pour décider s'il faut prolonger la discussion du sujet par, par exemple, 2 minutes supplémentaires, ou passer au sujet suivant immédiatement prioritaire dans le backlog. Dans ce dernier cas, le sujet qui vient d'être évoqué est placé dans la colonne "Done".

Le Lean Coffee [5] encourage la participation active et l'engagement de tous les participants. Il favorise la transparence, la communication ouverte et l'émergence d'idées nouvelles. Les résultats et les enseignements tirés de la réunion sont consignés dans la colonne "Done" du tableau Kanban, permettant ainsi un suivi des actions à entreprendre.

Si certains membres de l'équipe pourraient se sentir frustrés ou déçus de ne pas avoir pu partager un sujet important, il leur faut cependant admettre qu'ils pourront le proposer la prochaine fois car si cela est vraiment important, nul doute que cela leur revienne à l'esprit au prochain Lean Coffee.

Pour réussir un Lean Coffee, il est important de respecter certaines règles :

• Proposer des sujets : Chaque participant est encouragé à proposer des sujets pertinents et intéressants pour la discussion. 
• Voter équitablement : Les participants doivent utiliser leurs points de vote de manière équilibrée et impartiale pour sélectionner les sujets à aborder. 
• Respecter le temps imparti : Chaque sujet doit être discuté pendant la durée fixée, généralement 5 minutes. Il est important de respecter le temps alloué pour permettre une discussion équilibrée. 
• Favoriser la participation de tous : Chaque participant doit avoir l'opportunité de s'exprimer et d'apporter sa contribution à la discussion.

Conclusion

Le stand-up, la rétrospective et le Lean Coffee sont des pratiques agiles qui peuvent être facilement mises en œuvre même dans un contexte waterfall.

Ces méthodes favorisent la collaboration, la transparence et l'amélioration continue. Leur facilité de mise en œuvre et leur capacité à favoriser la collaboration et l'amélioration continue en font des outils précieux pour les équipes de projet.

En cas de doute ou de difficulté, l'accompagnement d'un coach agile [6] peut être bénéfique pour maximiser les résultats de ces pratiques.

Références

[1] Le rôle du scrum master en gestion de projet agile : une nouvelle approche pour le chef de projet https://www.mbcs.fr/le-role-du-scrum-master-en-gestion-de-projet-agile

[2] Comment Améliorer Votre Daily Scrum ? - Blog Du Scrum Master https://scrum-master.org/comment-ameliorer-le-daily-scrum-meeting-agilite/#:~:text=Limitez%20le%20temps%20de%20parole,ne%20monopolise%20pas%20la%20r%C3%A9union.

[3] Rétrospectives Agile, https://www.atlassian.com/fr/agile/scrum/retrospectives

[4] « WBS vs. backlog” blog mbcs …

[5] Le Lean Coffee : une technique de réunions partagée dans le monde entier. https://humanage.fr/fr/le-lean-coffee-une-technique-de-reunions-partagee-dans-le-monde-entier/

[6] Coaching individuel ou d’équipe. https://www.mbcs.fr/coaching